Från personalingång till registrerat pass
Sätt verksamhetens QR-kod vid personalingången eller på en annan plats som personalen passerar innan arbetet börjar. Den anställde skannar koden och öppnar incheckningen i mobilens webbläsare. När arbetet slutar används samma rutin för utcheckning. Ni kan också använda en gemensam surfplatta eller dator i lokalen. Välj den lösning som fungerar under både lugna morgnar och intensiva luncher. En bra placering gör rutinen naturlig och minskar risken att instämplingen glöms bort när någon snabbt behöver hjälpa till i serveringen.
En app utan nya kortläsare
QR-incheckningen kräver inte att varje anställd laddar ner en app från en appbutik. Den öppnas direkt i webbläsaren, och Restaurangboken kan även installeras som webbapp på hemskärmen. Det passar extraanställda och personer som bara arbetar vissa dagar. Ansvarig kan använda datorn för uppföljning och personalen sina mobiler för registrering. Kontrollera att internetanslutningen fungerar där QR-koden sitter. Prova också den gemensamma enheten innan ni börjar använda den skarpt, så att hela personalgruppen vet hur rutinen fungerar.
Stämpelklocka och personalliggare har olika uppgifter
En stämpelklocka används för att följa arbetad tid. Personalliggaren dokumenterar vilka som är verksamma och när deras arbetspass börjar och slutar enligt Skatteverkets regler. Med Restaurangboken används in- och utcheckningarna i båda sammanhangen. Det betyder inte att all registrerad närvaro automatiskt är färdigt löneunderlag. Ansvarig behöver granska tiderna och hantera sådant som påverkar lönen enligt verksamhetens avtal och rutiner. Ett planerat pass är inte heller bevis på att personen faktiskt arbetade under hela den schemalagda tiden.
Granska arbetad tid före lönen
Jämför schemalagda pass med in- och utcheckningarna per anställd. Om någon började tidigare, stannade längre eller glömde att checka ut behöver avvikelsen stämmas av innan arbetstiden godkänns. Ta hjälp av personalen för att förstå vad som faktiskt hände och undvik att ändra registreringar enbart för att de inte stämmer med planen. Godkända timmar och tidrapporter ger ett underlag för nästa steg i lönearbetet. Löneberäkning, ersättningar och bedömning av avtalsregler måste fortfarande hanteras i er ordinarie löneprocess.
Inför en rutin som fungerar för hela teamet
Börja med ett gemensamt genomgångspass där alla provar incheckning och utcheckning. Incheckningen finns på 22 språk, vilket kan underlätta för personal som inte har svenska som förstaspråk. Utse en ansvarig för frågor och följ upp att nya kollegor finns registrerade innan deras första pass. Har ni flera caféer ska personalen använda rätt verksamhets QR-kod. Schemaläggning ingår men kan stängas av om ni enbart vill arbeta med stämpelklocka och tidrapportering. Utvärdera rutinen efter de första arbetsdagarna och anpassa placeringen vid behov.