Vilka restauranger och caféer omfattas?
Restaurangverksamhet omfattas normalt av kravet på personalliggare. Skatteverkets definition inkluderar bland annat caféer, catering och verksamheter som säljer mat för avhämtning. Det finns undantag, exempelvis för vissa verksamheter där endast ägaren och vissa familjemedlemmar arbetar. Blandad verksamhet behöver också bedömas utifrån reglerna. Utgå därför inte enbart från företagets namn eller antalet anställda. Läs restaurangreglerna hos Skatteverket och kontrollera vilka förutsättningar som gäller för just ditt företag innan ni bestämmer er rutin.
Läs reglerna hos Skatteverket: Skatteverkets regler för personalliggare i restaurang.
Registrera rätt personer och rätt tider
Personalliggaren gäller personer som är verksamma, inte enbart dem som har ett anställningsavtal. Extrapersonal, inhyrda och personer som hjälper till utan ersättning kan omfattas. En tillfällig servicetekniker som arbetar åt ett annat företag är inte automatiskt en person som ska föras in. Registrera för- och efternamn, personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländskt nummer samt början och slutet på varje arbetspass. Uppgifterna ska föras i direkt anslutning till arbetet. Ett planerat schema ersätter inte registreringen av faktisk närvaro.
Så fungerar den dagliga rutinen
Skapa verksamheten, lägg till personalen och placera verksamhetens QR-kod där personalen passerar före arbetet. Personalen checkar in när passet börjar och ut när det slutar. Ansvarig följer vilka som är på plats och kontrollerar att registreringarna stämmer med verkligheten. Bestäm vem som tar hand om frågor från ny personal och vem som följer upp missade registreringar. Använd gärna öppning och stängning som fasta tillfällen för kontroll, men vänta inte till dagens slut med att registrera ett påbörjat pass.
Vid ett kontrollbesök
Skatteverket kan kontrollera vilka som arbetar och jämföra dem med personalliggaren. Liggaren behöver därför vara tillgänglig där verksamheten bedrivs, även när den vanliga chefen inte är på plats. I Restaurangboken kan ni visa närvaro, ta fram historik och exportera uppgifter. Prova åtkomsten i förväg och se till att den som öppnar eller stänger vet vem som kan hjälpa till. Brister i dokumentationen kan leda till kontrollavgift. Kontrollera alltid aktuella regler och avgifter hos Skatteverket i stället för att utgå från äldre belopp.
Digitalt stöd är inte en juridisk garanti
I restaurangbranschen får personalliggaren föras manuellt eller elektroniskt enligt Skatteverkets regler. En digital lösning förenklar vardagen, men verksamhetsutövaren ansvarar fortfarande för att uppgifterna är fullständiga och korrekta. För elektroniska liggare finns krav på spårbarhet vid ändringar och möjlighet att granska tidigare uppgifter. Restaurangboken hjälper er med registrering och uppföljning; tjänsten ersätter inte en bedömning av eventuella undantag eller andra skyldigheter. Behöver ni besked om ett särskilt upplägg ska ni fråga Skatteverket.