Chefen planerar veckan
Verksamhetsansvarig eller den chef som sköter bemanningen lägger personalens pass i veckovyn. Börja med öppettider, förberedelser, lunch, kväll och stängning, och fördela passen på rätt personer och avdelningar. Ta hänsyn till tillgänglighet och vilka kompetenser som behövs under varje del av dagen. Schemat visar planerade arbetstider, men ansvarig måste själv bedöma om bemanningen och arbetstiderna är lämpliga. Tjänsten ersätter inte kontrollen av arbetstidsregler, kollektivavtal eller individuella överenskommelser. Skilj därför mellan själva planeringen och den arbetsrättsliga bedömningen.
Arbeta i utkast före publicering
Lägg först passen som utkast så att du kan justera tider och bemanning innan personalen får det färdiga schemat. När veckan är genomgången publicerar du passen. En tidigare vecka kan användas som utgångspunkt, men kontrollera ledigheter, ändrade öppettider och nya kollegor innan du publicerar. Kopiera inte en vecka utan att granska den. En tydlig publiceringsrutin gör det lättare för personalen att veta vilka tider som gäller och för chefen att skilja en preliminär plan från ett fastställt schema.
Personalen hittar sina pass i mobilen
Publicerade pass visas för personalen i Mina pass. Den som publicerar kan välja om berörd personal också ska få e-post om passen. Använd mejlet som en notis och se till att personalen vet var det aktuella schemat finns. Bestäm hur ni meddelar sena ändringar i verksamheten och följ upp att berörda kollegor har förstått dem. Alla läser inte ett mejl direkt, särskilt inte under service. En gemensam rutin för schemaändringar är därför viktig även när publiceringen sker digitalt.
Passbyten med chefens godkännande
När en anställd behöver byta ett pass kan personalens passbytesflöde användas för att föreslå en lösning. Chefen granskar bytet innan det godkänns, så att bemanning och ansvar inte ändras enbart genom en privat överenskommelse mellan kollegor. Kontrollera att den som tar passet har rätt förutsättningar och att ändringen fungerar med resten av schemat. Bestäm vem som bevakar förfrågningarna och hur brådskande situationer ska hanteras. Ett inskickat önskemål ska inte behandlas som ett godkänt byte innan ansvarig har tagit ställning.
Följ upp veckan och godkänn timmar
När personalen checkar in och ut registreras faktisk närvaro. Ansvarig jämför arbetad tid med de planerade passen och granskar avvikelser innan timmarna godkänns. Stäm av missade utcheckningar, tidigare starter och längre pass med den som arbetade. Tidrapporten kan sedan användas som underlag i löneprocessen, men lönearter, ersättningar och avtal behöver hanteras separat. Schemaläggning är på som standard i Restaurangboken. Om ni inte behöver planera pass kan funktionen stängas av, medan stämpelklocka, tidrapportering och godkännande av arbetade timmar finns kvar.