Lägg restaurangens veckoschema: från utkast till pass

Ett veckoschema behöver fungera både för verksamheten och för personalen som ska planera sin vardag. En tydlig process gör det lättare att skilja preliminära tider från publicerade pass och att hantera ändringar efteråt. I Restaurangboken lägger ansvarig passen i veckovyn och personalen hittar sina publicerade tider i Mina pass. Här beskriver vi en praktisk arbetsordning. Den är inte en guide till alla arbetstids- eller avtalsregler: de behöver ni kontrollera utifrån de förhållanden som gäller för restaurangen och varje anställd.

Gå igenom öppning, förberedelser, lunch, kväll och stängning. Vilka uppgifter behöver utföras och vilka kompetenser behövs samtidigt? Ta sedan hänsyn till personalens tillgänglighet och kända ledigheter innan du fördelar passen. Ett visst antal namn i schemat betyder inte automatiskt att bemanningen är tillräcklig. Köket, serveringen och kassan kan behöva olika erfarenhet. Bestäm också vem som har arbetsledningsansvaret under varje del av dagen. Använd schemaläggningen för restaurang för att hålla ihop planeringen, men gör bedömningen av bemanning och arbetstider själv.

Lägg passen som utkast och kontrollera att rätt person, dag och tid har valts. Om du kopierar en tidigare vecka ska ledigheter, ändrade öppettider och nya kollegor granskas på nytt. Ett tidigare fungerande schema är en utgångspunkt, inte en garanti för att nästa vecka fungerar. Bestäm ett internt tillfälle för genomgång innan du publicerar. Det kan också vara lämpligt att kontrollera vilka frågor från personalen som ännu inte är lösta. Publicera inte ett oklart pass enbart för att hela veckan ska se färdig ut.

När passen är granskade publicerar du dem. Personalen kan se de publicerade tiderna i Mina pass på mobilen. Vid publicering kan du välja om berörd personal också ska få e-post. Mejlet är en notis; det aktuella schemat ska kunna hittas i tjänsten. Bestäm hur sena ändringar ska kommuniceras och hur ni säkerställer att rätt person förstått ändringen. Under service kan ett mejl lätt missas. Skilj därför mellan att en notis har skickats och att en kollega faktiskt har tagit del av den.

Ett önskemål om passbyte behöver granskas av chefen innan bytet behandlas som klart. Kontrollera både bemanning och den berörda personalens förutsättningar, och låt inte privata överenskommelser bli den enda dokumentationen av en ändring. Efter passen jämför ansvarig schemalagd och registrerad arbetstid samt stämmer av avvikelser före godkännande. Använd utfallet för att förbättra nästa veckas planering, inte för att skriva om vad som faktiskt hände. Läs om tidrapportering och löneunderlag för nästa steg och pris och innehåll om du vill se hela tjänstens omfattning.